Pilih Kategori

Agenda

Musprop INKINDO Jateng, 21 April 2010

Kalender

July 2014
M T W T F S S
« May    
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031  

Membedah E-Proc Konsultan

imageOleh: Bayu Arie Wibawa

Pengadaan lelang secara elektronik (E-Proc LPSE) sudah mulai bergulir dalam proses pengadaan barang/jasa di Indonesia.
“Beribu” harapan dan janji dalam penerapan sistem ini, benarkah?.
Apa itu E-proc?, bagaimana sistem ini berjalan?, bagaimana keamanannya?, apa itu LKPP? Apa itu LPSE? Apakah Portal Nasional itu? ……. dll.
Semua itu merupakan pertanyaan-pertanyaan yang mungkin muncul dalam benak para Pengguna dan Penyedia Jasa. Tulisan ini akan mencoba sedikit “membedah” E-Proc LPSE, terutama untuk penggunaan bagi konsultan.

1. Latar Belakang

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian penting dalam perbaikan pengelolaan Keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik (electronic government procurement atau PPE), yaitu dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi.

clip_image002Proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik ini diharapkan akan dapat meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah.

Berdasarkan pengalaman sejak tahun 2004 dalam hal pemberlakuan Keppres No. 80 Tahun 2003, efisiensi akan akan tercapai apabila proses pengadaan barang/jasa berlangsung secara transparan dan diikuti oleh sejumlah peserta pengadaan yang cukup banyak serta mengedepankan proses persaingan yang sehat. Pengadaan barang/jasa secara elektronik (e-pengadaan) akan meningkatkan transparansi, sehingga persaingan sehat antar pelaku usaha dapat lebih cepat terdorong. Dengan demikian optimalisasi dan efisiensi belanja negara segera dapat diwujudkan.

Dalam era globlalisasi saat ini, pendekatan sistem E-Proc ini sudah menjadi suatu sistem standar internasional. Pada  tahun 2008 yang lalu telah dilaksanakan workshop dari 12 negara yang bertujuan untuk menciptakan forum komunikasi bagi negara-negara berkembang, khususnya di Regional Asia, untuk saling bertukar pikiran dan pengalaman dalam rangka menjalankan reformasi dan meningkatkan kinerja sistem pengadaan barang/jasa.  Hasil workshop ini menjadi masukan yang berharga bagi upaya “reformasi” di negara masing-masing.  Yang dimaksud dengan reformasi di sini adalah meningkatnya kapasitas pengadaan barang/jasa di negara-negara berkembang agar mampu berkontribusi dalam global economy. Pada saat itu, kecuali Bhutan, pada umumnya negara-negara peserta telah pula mengembangkan sistem pengadaan barang/jasa secara elektronik (E-rocurement).  Walaupun masih banyak kendala dalam pengembangan sistem tersebut diantaranya meliputi illiteracy teknologi sistem informasi dan keterbatasan infrastruktur, namun sistem ini secara bertahap telah mulai dilaksanakan.

2. Dasar Hukum

Pengadaan barang/jasa pemerintah dapat dilakukan secara elektronik mengingat hal ini telah dimungkinkan melalui Keppres No 80 Tahun 2003, dan terhadap semua informasi, transaksi elektronik pada pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik mengacu pada Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang ITE.

Sebagai peraturan baru yang menggantikan Keppres Nomor 80 tahun 2003, Perpres Nomor 54 tahun 2010 telah dengan lebih jelas memuat mengenai keharusan melaksanakan lelang secara elektronik (e-procurement) paling lambat tahun 2012. Dengan berlakunya Perpres baru ini, maka seluruh Kementerian/Lembaga/Daerah/Instansi lainnya harus melaksanakan pengadaan barang/jasa masing-masing secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan paling lambat tahun 2012 mendatang.

3. Pengertian E-Proc

E-Procurement merupakan suatu mekanisme transaksi masa kini (atau dapat dikatakan sebagai teknik transaksi modern) dengan memanfaatkan sejumlah aplikasi berbasis internet dan perangkat teknologi informasi terkait lainnya sebagai enabler dalam menjalankan proses tersebut. Penerapan konsep e-procurement sebenarnya memiliki manfaat yang tersirat dalam definisi dari e-procurement itu sendiri. Secara ringkas e-procurement dapat diartikan sebagai “sebuah rangkaian proses transaksi secara elektronik (otomatis) yang terjadi antara pembeli dan penjual yang dilakukan melalui medium elektronik/internet”.

clip_image003Terlepas dari definisi umum di atas, maka dalam sistem pengadaan barang dan jasa pemerintah di Indonesia telah diatur mengenai proses pengadaan secara elektronik ini. Pengadaan barang/jasa secara elektronik di sini memiliki beberapa tujuan sebagai berikut:

  1. Memperbaiki transparansi dan akuntabilitas.
  2. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat.
  3. Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan.
  4. Mendukung proses monitoring dan audit.
  5. Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time.

Dalam peraturan yang telah ada di Indonesia, pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik ini dapat dilakukan melalui e-Tendering atau e-Purchasing:

  1. E-Tendering merupakan tata cara pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar pada sistem elektronik dengan cara menyampaikan satu kali penawaran sampai dengan waktu yang telah ditentukan.
  2. E-Purchasing merupakan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik.

Lingkup layanan dan proses E-Tendering dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah di Indonesia dapat disampaikan sebagai berikut:

1. Ruang lingkup e-Tendering meliputi proses pengumuman pengadaan barang/jasa sampai dengan pengumuman pemenang.

2. Para pihak yang terlibat dalam e-Tendering adalah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)/Unit Layanan Pengadaan (ULP)/Pejabat Pengadaan dan Penyedia barang/jasa.

3. Aplikasi e-Tendering wajib memenuhi unsur perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan kerahasiaan dalam pertukaran dokumen serta tersedianya sistem keamanan dan penyimpanan dokumen elektronik yang menjamin dokumen elektronik tersebut hanya dapat dibaca pada waktu yang telah ditentukan.

4. E-Tendering dilaksanakan dengan Sistem Pengadaan Secara Elektronik yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik.

5. ULP/Pejabat Pengadaan dapat menggunakan Sistem Pengadaan Secara Elektronik yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik terdekat.

6. Sistem Pengadaan Secara Elektornik yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut:

· Mengacu pada standar yang telah ditetapkan LKPP berkaitan dengan interoperabilitas dan intergerasi dengan Sistem Pengadaan Secara Elektronik yang dikembangkan oleh LKPP;

· Mengacu pada standar proses pengadaan secara elektronik yang ditetapkan oleh LKPP; dan

· Bebas lisensi (free lisence)


4. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP)

clip_image005Berkaitan dengan pengaturan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, maka di negara-negara lain telah banyak dibentuk institusi yang mengelola dan mengatur pelaksanaan pengadaan ini. Banyak negara telah membentuk “badan tersendiri” untuk menangani kebijakan pengadaan barang/jasa pemerintah dengan bentuk dan kewenangan yang bervariasi.  Peran penting lembaga-lembaga ini sudah dapat dilihat dengan kehadiran lembaga-lembaga serupa di berbagai negara seperti Office of Federal Procurement Policy (OFPP) di Amerika Serikat, Office of Government Commerce (OGC) di Inggris, Government Procurement Policy Board (GPPB) di Filipina, Public Procurement Policy Office (PPPO) di Polandia, dan Public Procurement Service (PPS) di Korea Selatan. Bahkan, di beberapa negara lembaga tersebut dibentuk berdasarkan undang-undang.

Bertolak dari latar belakang di atas, maka di Indonesia juga diperlukan keberadaan lembaga tersendiri yang memiliki kewenangan merumuskan perencanaan dan pengembangan strategi, penentuan kebijakan serta aturan perundangan pengadaan barang/jasa pemerintah yang sesuai dengan tuntutan dan perkembangan lingkungan internal maupun eksternal secara berkelanjutan, terpadu, terarah, dan terkoordinasi. Dalam Perpres 54 tahun 2010 pada pasal 108 telah disebutkan bahwa LKPP mengembangkan sistem pengadaan barang/jasa secara elektronik.

Pada tanggal 6 Desember 2007, Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) dibentuk berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 106 Tahun 2007. LKPP berkedudukan sebagai Lembaga Pemerintah Non-Kementerian (LPNK) yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, LKPP dikoordinasikan oleh Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas. Lembaga ini merupakan Lembaga Pemerintah Non Departemen yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden dan dibentuk berdasarkan Perpres No 106 tahun 2008. LKPP merupakan lembaga pemerintah satu-satunya yang mempunyai tugas melaksanakan pengembangan dan perumusan kebijakan pengadaan barang/jasa Pemerintah, dan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya LKPP dikoordinasikan oleh Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional.

Fungsi- fungsi yang diselenggarakan oleh LKPP, yaitu :

a.

Penyusunan dan perumusan strategi serta penentuan kebijakan dan standar prosedur di bidang pengadaan barang/jasa Pemerintahtermasuk pengadaan badan usaha dalam rangka kerjasama Pemerintah dengan badan usaha;

b.

Penyusunan dan perumusan strategi serta penentuan kebijakan pembinaan sumber daya manusia di bidang pengadaan barang/jasa Pemerintah;

c.

Pemantauan dan evaluasi pelaksanaannya;

d.

Pembinaan dan pengembangan sistem informasi serta pengawasan penyelenggaraan pengadaan barang/jasa Pemerintah secara elektronik (electronic procurement);

e.

Pemberian bimbingan teknis, advokasi dan bantuan hukum;

f.

Penyelenggaraan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan, penatausahaan, kepegawaian, keuangan dan perlengkapan serta rumah tangga.

Seiring reformasi yang bergulir di Indonesia, maka dengan terbentuknya LKPP ini harapan pengadaan barang/jasa pemerintah yang dibiayai Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara/Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBN/APBD) dapat dilaksanakan secara lebih efektif dan efisien, mengutamakan penerapan prinsip-prinsip persaingan usaha yang sehat, transparan, terbuka, dan berlaku adil bagi semua pihak.

5. Unit Layanan Pengadaan (ULP) / Panitia Pengadaan

Berkaitan dengan pengaturan organisasi dalam pengadaan, maka dalam Perpres 54 tahun 2010 telah diuraikan dengan sangat jelas mengenai perlunya beberapa elemen organisasi pengadaan sebagai berikut:

1. Pengguna Anggaran (PA) atau Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)

2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

3. Unit Layanan Pengadaan (ULP) atau Pejabat Pengadaan

4. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP)

Terkait dengan proses pengadaan melalui E-Proc ini, maka Pejabat Pengadaan dan ULP. Fungsi ULP dalam pengadaan penyedia jasa konsultansi untuk nilai > 50 juta, sedangkan nilai < 50 juta menjadi kewenangan Pejabat Pengadaan.

ULP dibentuk dengan tujuan:

1. Membuat proses pengadaan barang/jasa pemerintah menjadi lebih terpadu, efektif dan efisien

2. Meningkatkan efektifitas tugas dan fungsi Eselon I Teknis/Satminkal/Satuan Kerja Perangkat Daerah dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi

3. Menjamin persamaan kesempatan, akses dan hak bagi penyedia barang/jasa agar tercipta persaingan usaha yang sehat

4. Menjamin proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang dilakukan oleh aparatur yang profesional.

Untuk mendukung pelaksanaan E-Proc oleh masing-masing ULP/Panitia Pengadaan, maka perlu dibentuk Layanan Pengadaan Secara Elektornik (LPSE) untuk menfasilitasi tugas dan fungsi ULP dalam melaksanakan pengadaan secara elektronik.

6. Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)

clip_image006Dalam Perpres 54 tahun 2010 pasal 111 disebutkan bahwa Gubernur / Bupati / Walikota membentuk LPSE untuk memfasilitasi ULP / Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. Setiap instansi pusat/provinsi/kabupaten/kota wajib membentuk LPSE.

Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) merupakan unit kerja penyelenggara sistem elektronik pengadaan barang/jasa yang di dirikan oleh Kementerian/Lembaga/Perguruan Tinggi/BUMN dan Pemerintah Daerah untuk memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik. Terhadap ULP/Pejabat Pengadaan pada Kementerian/Lembaga/Perguruan Tinggi/BUMN dan Pemerintah Daerah yang tidak membentuk LPSE, dapat melaksanakan pengadaan secara elektronik dengan menjadi pengguna dari LPSE terdekat.

Jadi LPSE merupakan suatu unit kerja yang dibentuk di berbagai instansi dan pemerintah daerah untuk melayani unit layanan pengadaan (ULP) atau Panitia Pengadaan yang akan melaksanakan pengadaan secara elektronik. Seluruh ULP dan Panitia Pengadaan dapat menggunakan fasilitas LPSE yang terdekat dengan tempat kedudukannya. LPSE melayani registrasi penyedia barang dan jasa yang berdomisili di wilayah kerja LPSE yang bersangkutan.

LPSE akan menjalankan fungsi sebagai berikut :

a. Mengelola Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE);

  1. Menyediakan pelatihan kepada PPK/Panitia dan Penyedia barang/jasa;
  2. Menyediakan sarana akses internet bagi PPK/Panitia dan Penyedia barang/jasa;
  3. Menyediakan bantuan teknis untuk mengoperasikan SPSE kepada PPK/Panitia dan Penyedia barang/jasa;
  4. Melakukan pendaftaran dan verifikasi terhadap PPK/Panitia dan Penyedia barang/jasa.

Memasuki awal Desember 2010, telah terbangun 128 LPSE oleh Pemerintah Provinsi/ Kabupaten/Kota dan Kementerian/ Lembaga yang melayani 244 instansi pemerintah di 25 provinsi seluruh Indonesia. Jumlah ini meningkat pesat dari total 33 unit LPSE dan 11 unit LPSE dengan jumlah instansi terlayani 41 dan 11 instansi masing-masing di akhir tahun 2009 dan 2008, yang menggambarkan peran serta Pemerintah Provinsi/Kabupaten/ Kota dan Kementerian/Lembaga dalam membangun sistem e-Procurement .

Semakin banyaknya institusi pemerintah yang menawarkan paket lelang secara elektronik diharapkan terus mendorong kenaikan efisiensi belanja pengadaan. Selain itu, implementasi ini juga menjadi salah satu tumpuan terciptanya good governance dan kompetisi yang sehat di bidang pengadaan barang/jasa.

7. Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE)

clip_image008Dengan pelaksanaan pengadaan secara elektronik melalui media web/internet, maka selain kebutuhan sarana hardware berupa komputer dan jaringan koneksis serta lembaga (LPSE), maka juga diperlukan suatu sistem aplikasi handal yang menjadi software utama dalam semua tahapan proses pelelangan yang akan dilaksanakan. Dalam mendukung fungsi inilah, maka sangat perlu dikembangkan suatu aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik di Indonesia atau yang lebih dikenal sebagai SPSE.

SPSE merupakan aplikasi pengadaan elektronik yang dikembangkan oleh Direktorat E-Procurement (LKPP) untuk digunakan oleh LPSE di instansi pemerintah seluruh Indonesia. Dalam Perpres 54 tahun 2010 pada pasal 108 telah disebutkan bahwa LKPP menetapkan arsitektur sistem informasi yang mendukung penyelenggaraan pengadaan barang/jasa

clip_image009   clip_image010

Tampilan Pengumuman Lelang                          Tampilan Jadwal Lelang

Aplikasi ini dikembangkan dengan semangat efisiensi nasional   sehingga tidak memerlukan biaya lisensi; baik lisensi SPSE itu sendiri maupun perangkat lunak pendukungnya.

8. JAMINAN KEAMANAN

Untuk dapat memberikan jaminan keamanan yang handal, maka LKPP dalam pengembangan SPSE berkerjasama dengan:

  1. Lembaga Sandi Negara (Lemsaneg) untuk fungsi enkripsi dokumen
  2. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) untuk sub sistem audit

clip_image011

Aplikasi APENDO untuk Peserta dan Panitia

Dari kerjasama ini, maka telah dibuat Aplikasi Pengaman Dokumen LPSE (APENDO LPSE) yang terdiri dari 2 macam:

1. APENDO Peserta
Apendo Peserta digunakan untuk menyandi file-file penawaran yang dibuat oleh peserta lelang LPSE sebelum diupload/dikirim ke server LPSE.
Apendo Peserta diberikan kepada semua peserta lelang yang telah terdaftar secara sah pada LPSE.

2. APENDO Panitia
Apendo Panitia digunakan untuk mendekripsi file-file penawaran yang dienkripsi oleh peserta lelang LPSE. Apendo Panitia khusus diberikan untuk Panitia Lelang LPSE.

Dalam tulisan ini memang tidak akan menyampaikan secara rinci mengenai petunjuk penggunaan aplikasi SPSE. Buku panduan penggunaan aplikasi SPSE untuk pengguna maupun penyedia barang/jasa dapat didowload di alamat: http://www.lkpp.go.id/v2/content.php?mid=0689216764 atau di http://www.pengadaannasional-bappenas.go.id

9. Portal Pengadaan secara Nasional

Dalam proses pengadaan secara elektronik, dalam Perpres 54 tahun 2010 disebutkan bahwa selain LKPP dan LPSE juga diperlukan adanya Portal Pengadaan Secara Elektronik. Portal ini merupakan suatu alamat website yang digunakan untuk menampilkan pengumuman pelelangan yang berlangsung di seluruh LPSE. Fungsi ini berbeda dengan LPSE yang hanya mengumumkan proses pelelangan yang ada di wilayahnya sendiri. Dengan portal ini, maka penyedia jasa dapat melihat seluruh pengumuman yang ada di semua daerah atau LPSE hanya melalui satu website di http://www.inaproc.lkpp.go.id, hal ini tentunya akan sangat memudahkan dan menguntungkan penyedia jasa dalam upaya pencarian pengumuman pekerjaan tanpa harus mencari di tiap-tiap LPSE yang memiliki alamat-alamat yang berbeda-beda.

Dalam Perpres 54 pasal 112 disebutkan bahwa Portal Pengasaan Nasional ini dibangun dan dikelola oleh LKPP. Masing-masih Kementrian/Lembaga/ Daerah/Instansi wajib menayangkan rencana pengadaan dan informasi pengumuman pengadaan pada portal/website masing-masing K/L/D/I atau LPSE. Portal/website masing-masing LPSE wajib menyediakan akses kepada LKPP untuk memperoleh informasi sebagaimana dimaksud di atas.

Dalam halaman portal nasional ini penyedia jasa dapat melihat pengumuman menurut masing-masing LPSE, menurut E-Proc atau Non-Eproc atau menurut besaran pagu anggarannya. Dari daftar tampilan sesuai filter di atas, maka selanjutnya kita bisa melihat lebih detail pengumuman pekerjaan hanya dengan klik pada baris pekerjaan yang dipilih, maka selanjutnya otomatis masuk ke LPSE yang mengadakan e-pros pekerjaan tersebut.

clip_image013

Halaman Portal Pengadaan Nasional

Selain fungsi utama di atas (walaupun saat tulisan ini dibuat belum berjalan), maka di portal ini juga menampilkan daftar hitam penyedia jasa, Link ke semua LPSE, pengumuman penting berkaitan dengan E-Proc serta rencana pengadaan yang akan berlangsung. Berkaitan dengan informasi daftar hitam, maka yang perlu mendapatkan garis bawah adalah bila penyedia jasa masuk dalam daftar black list ini, maka bukan saja namanya yang diketahui secara nasional, namun SPSE juga akan menutup akses login penyedia jasa, akibatnya tidak akan bisa mendaftarkan di semua e-proc di Indonesia.

Website Portal Pengadaan Nasional saat ini masih dalam proses pengembangan. LKPP secara bertahap mengimplementasikan sistem Agregrasi Penyedia melalui Inaproc ini.

10. Perbedaan dengan E-Proc Kementrian PU

Sistem pengadaan secara elektronik telah lama diterapkan dalam pengadaan pekerjaan di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum, baik di tingkat pusat maupun daerah. Mungkin banyak rekan-rekan konsultan yang telah sering dan terbiasa dalam mengikuti Semi E-proc maupun E-Proc di Kementrian PU ini. Berkaitan dengan sistem E-Proc yang telah lama berjalan ini, maka terdapat beberapa komparasi perbedaan yang dapat diperhatikan sebagai berikut:

1. Server atau pusat data untuk melayani semua proses E-Proc di Kementrian PU hanya “satu” yang berada di Pusat. Semua proses pengguna atau penyedia jasa di seluruh wilayah Indonesia hanya menggunakan satu alamat website di www.pu.go.id . Kondisi ini sangat sangat berbeda dengan E-Proc LPSE yang akan dilayani oleh multi server dan pusat data pada setiap LPSE. Diharapkan dengan penyebaran server-server ini, maka proses akses/pengiriman dapat lebih dekat, mudah dan cepat,

2. Pelayanan yang dilakukan dalam oleh tiap LPSE, sehingga proses pendaftaran harus dilakukan di setiap LPSE, akibatnya penyedia jasa harus selalu melakukan registrasi di setiap LPSE di mana pelelangan dilaksanakan. Kondisi permasalahan ini telah mulai diupayakan pemecahannya oleh LKPP, saat ini baru di uji coba untuk agregasi inaproc untuk integrasi registrasi antar LPSE di DI Yogyakarta.

3. Proses aanwijzing dalam E-Proc Kementrian PU masih dilakukan secara konvensional dengan cara tatap muka antara pengguna dan penyedia jasa. Dalam E-Proc LPSE proses aanwijzing telah dilakukan melalui media internet (chatting) dan tidak diperlukan lagi tatap muka secara langsung.

4. Dalam E-Proc Kementrian PU sistem keamanan dilakukan melalui pembatasan waktu akses sesuai prosedur lelang serta keamanan akses ke server database. Dalam E-Proc LPSE, selain penerapan sisten keamanan tersebut, semua file yang akan diupload dilakukan proses penyandian (encryption) dengan software APENDO yang diharapkan dapat memberikan jaminan keamanan yang jauh lebih tinggi.

5. Dalam E-Proc Kementrian PU, semua file yang akan diupload harus dikompres dengan software populer seperti *.zip atau *.rar. Dalam E-Proc LPSE proses kompresi seperti tersebut tidak diperlukan, karena software APENDO selain melakukan encripsi juga sekaligus melakukan kompresi.

6. Dalam E-Proc Kementrian PU, proses upload dilakukan dalam dua bagian yaitu file Dok Biaya dan Dokumen AdmdTek (Administrasi dan Teknis) di mana dalam tiap-tiap bagian ini dapat diupload dalam sebanyak mungkin file yang terpisah-pisah. Hal ini sangat berbeda dengan E-Proc LPSE, di mana dokumen administrasi dan teknis (ditambah biaya bila menggunakan sistem 1 file) harus disatukan dengan APENDO baru menjadi 3 buah file yang kemudian baru diupload.

7. Proses kualifikasi di E-Pro Kementrian PU masih dilakukan secara manual dan belum menggunakan internet, sedangkan dalam E-Proc LPSE sudah sepenuhnya menggunakan internet.

11. E-Audit

Beberapa instansi saat ini telah mengimplementasikan sistem pengadaan berbasis teknologi informasi (e-Procurement) yang di fasilitasi oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). Implementasi e-Procurement di lingkungan instansi pemerintah memberikan tantangan bagi dunia auditing, dimana dalam proses e-Procurement bisa di katakan penggunaan kertas telah di kurangi. LKPP sebagai pengembang Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) mulai tahun 2009 bekerjasama dengan BPKP untuk mengembangkan e-Audit (modul dalam SPSE) suatu alat bantu auditor yang untuk melakukan audit terhadap paket pengadaan yang dilelangkan melalui LPSE.

Implementasi e-Procurement di lingkungan instansi pemerintah memberikan tantangan bagi dunia auditing, dimana dalam proses e-Procurement bisa di katakan penggunaan kertas telah di kurangi. LKPP sebagai pengembang Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) mulai tahun 2009 bekerjasama dengan BPKP untuk mengembangkan e-Audit (modul dalam SPSE) suatu alat bantu auditor yang untuk melakukan audit terhadap paket pengadaan yang dilelangkan melalui LPSE. Pengguna e-Audit yaitu:

  1. Auditor Internal;
  2. Auditor Eksternal.

Karakteristik e-Audit yaitu:

  1. PPK, Panitia Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa, berinteraksi langsung dengan perangkat teknologi informasi dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik.
  2. Auditor tidak lagi melakukan audit secara manual, tetapi secara elektronik yaitu dengan alat bantu.

Sebagai persyaratan umum e-audit, maka pelaksanaan audit terhadap paket pengadaan yang di lelangkan melalui LPSE kedepannya memungkinkan auditor untuk melakukan audit:

  1. Selama proses pengadaan (on the spot/real time); atau
  2. Setelah proses pengadaan (post audit).

Dalam e-Audit fasilitas yang tersedia yaitu:

  1. memungkinkan auditor untuk melakukan lazimnya fungsi-fungsi audit, seperti, tetapi tidak terbatas, membandingkan antara data/informasi tertentu dengan data/informasi lainnya.
  2. memungkinkan auditor mengambil data dari database LPSE, kemudian menyimpannya ke dalam database tertentu untuk kepentingan audit, memasukkan data dari lapangan ke database, dan melakukan fungsi-fungsi sebagaimana lazimnya suatu kegiatan audit.
  3. memungkinkan adanya kolaborasi antara auditor dengan auditee dalam proses audit sehingga beberapa hal yang tidak jelas dapat dikomunikasikan dan didokumentasikan.
  4. memungkinkan auditor menyampaikan summary dan informasi-informasi hasil audit yang penting ditindaklanjuti oleh auditee. Beberapa summary dimaksud sebagai berikut:
    1. Temuan Hasil Audit Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Nomor, Kode Temuan, Nama Temuan, Uraian Temuan, Nilai Temuan, Kriteria, Penyebab, Akibat);
    2. Rekomendasi (Nomor, Kode Rekomendasi, Nama Rekomendasi, Uraian Rekomendasi);
    3. Tanggapan Objek;
    4. Hal-hal yang perlu diperhatikan lainnya (Nomor, Uraian).
  5. memungkinkan auditee menyampaikan tindak-lanjut hasil audit sehingga auditor dapat memonitor tindak-lanjut temuan audit.
  6. memungkinkan disajikannya summary hal-hal yang terkait dengan audit untuk kepentingan penyusunan kebijakan pengadaan selanjutnya dan untuk kepentingan peningkatan kapasitas auditor.
  7. e-Audit dapat menyimpan data auditor yang menggunakan LPSE untuk kepentingan pelacakan dan peningkatan kapasitas auditor. Beberapa data tersebut adalah:
    1. Kode/nama lembaga audit;
    2. Kode/nama lembaga/satuan Kerja yang diaudit ;
    3. Nama paket yang diaudit ;
    4. Identitas surat tugas (nomor, tanggal);
    5. Tim audit (NIP, nama, peran);
    6. Tanggal audit (tanggal mulai, tanggal selesai);
    7. Lingkup audit.

12. E-Proc untuk Konsultan

E-Proc sebenarnya dirancang sama untuk pengadaan barang dan jasa, baik jasa konstruksi, jasa konsultansi maupun jasa lainnya. Hal ini mengakibatkan bahwa adanya perbedaan konsep dan proses pengadaan antara jasa konstruksi dan konsultansi menjadi diabaikan. Dalam pengadaan jasa konsultansi, komponen usulan teknis memiliki bobot nilai yang sangat besar dan ini sangat berbeda dengan jasa konstruksi yang lebih menekankan pada aspek biaya.

Dalam E-Proc ini proses penilaian usulan teknis konsultan sepenuhnya masih harus dilakukan secara manual oleh panitia pengadaan/ULP. Baru setelah total nilai hasil penilaian dihasilkan, maka panitia pengadaan/ULP menguplodnya ke SPSE. Seperti kita akui bersama, bahwa unsur “subyektifitas” sangat kental dalam proses penilaian. Hal inilah yang dinilai bahwa E-Proc khusus untuk konsultan masih memiliki “celah menganga” yang lebar untuk memberi peluang bagi oknum-oknum kreatif “bermain curang”. Akibatnya, nilai-nilai usulan teknis masih bisa “dipermainkan”, walaupun bukti otentik yang di upload sudah tidak bisa dirubah lagi. Permasalahan seperti ini memang banyak muncul di pengadaan secara non e-proc, tetapi pengadaan melalui e-proc-pun juga sangat memungkinkan banyak terjadi.

Dengan memperhatikan celah dalam penilain usulan teknis ini, maka seberapa efektif manfaat E-Proc untuk konsultan? jawabanya adalah 20%-30% tergantung komposisi penilain antara dokumen usulan teknis dan biaya.

Untuk menutup celah ini, maka secara ideal sebaiknya LKPP harus dapat memilahkan lagi sistemnya bagi konsultan, di mana semua proses penilaian usulan teknis juga harus dilakukan secara elektronik dan transparan. Suatu pendekatan yang membutuhkan perombakan dan penambahan aplikasi SPSE yang cukup besar, namun akan secara signifikan mampu menjamin pelaksanaan prinsip-prinsip pengadaan yang terbuka dalam bersaing secara transparan bagi konsultan. Kiranya INKINDO selaku asosiasi konsultan perlu juga untuk mengusulkan upaya perbaikan ini.

13. Tips dan Triks E-Proc Konsultan

Berkaitan dengan tahap-tahap awal implementasi E-Proc LPSE untuk konsultan, maka terdapat beberapa tips dan triks yang dapat diberikan sebagai berikut:

1. Ini berlaku bagi semua penyedia jasa, bahwa registrasi ke LPSE bukan merupakan bagian dari tahapan lelang, jadi sebaiknya proses registrasi dilakukan seawal mungkin sebelum jadwal pendaftaran pekerjaan yang diminati dilakukan. Perlu waktu beberapa lama untuk mendaftrkan konsultan ke LPSE termasuk pemeriksaan dokumen persyaratannya.

2. Saat ini penyedia jasa harus mendaftar dan mendapatkan “password dan nama login” ke setiap LPSE yang mengumumkan pekerjaan yang akan diikuti. Kondisi ini masih sangat merepotkan karena tiap-tiap daerah/kabupaten/instansi seringkali menggunakan LPSE yang berbeda. Kondisi ini rencananya akan dapat diatasi dengan rencana agregrasi inaproc, sehingga konsultan akan cukup mendaftar di salah satu LPSE, maka data tersebut akan dapar dipakai/diakses oleh LPSE lainnya.

3. Menurut undang-undang ITE bahwa “nama login dan passwod” merupakan kunci “terpenting” yang harus dipegang dan bersifat sangat rahasia. Semua proses yang dilakukan melalui SPSE ini menjadi sepenuhnya tanggungjawab Pimpinan Perusahaan, sehingga sebaiknya personel yang diberikan kewenangan harus benar-benar dapat dipercaya. Hati-hati dengan proses ‘pinjam bendera’ bila masih masih harus dilakukan, hal ini berkaitan dengan tanggungjawab secara keseluruhan. Terkait dengan ini, gantilah nama login dan password ini bila dirasa perlu untuk selalu menjaga keamanan.

4. Untuk memperoleh atau mencari pengumuman pekerjaan di suatu kabupaten/kota, maka dapat dilakukan dengan membuka langsung di LPSE terdekat, namun bila ingin mencari untuk pencarian pada semua daerah/kabupaten/provinsi, maka sebaiknya menggunakan Portal Pengadaan Nasional di http://www.inaproc.lkpp.go.id sehingga bisa melihat semua pelelangan di Indonesia, kemudian kita bisa memilahkan pekerjaan yang kita minati berdasarkan kabupaten/kota atau bidang yang diminati. Dari portal ini, kita akan langsung di link-kan ke LPSE yang mengadakan pelelang pekerjaan yang diminati.

5. Semua proses pengumuman dan informasi pelelangan (pengumuman, jadwal aanwizjing, pembatalan lelang, hasil prakualifikasi/lelang, dsb.) akan diberikan melalui internet (mail) ke masing-masing peserta. Jadi konsultan harus rajin-rajin menengok ke semua LPSE yang diminatinya.

6. Besar ukuran file dokumen pelelangan (terutama usulan teknis dan biaya) harus benar-benar diperhatikan. Pengkompresan file sebaiknya dilakukan menggunakan program aplikasi PDF dan sangat tidak disarankan menggunakan aplikasi kompresi seperti ZIP atau RAR. Proses kompresi akan dilakukan oleh aplikasi APENDO.

7. Kekuatan daya saing di pelelangan konsultan adalah pada kualitas usulan teknis dan dukungan adminiostrasinya, sehingga seringkali ukuran filr-filenya menjadi sangt besar. Semua dokumen teknis dan administrasi ini akan digabung dan dikemas oleh aplikasi APENDO menjadi hanya 3 file, akibatnya pasti ukuran file-nya akan sangat besar. Terkait dengan ini, maka fasilitas koneksi internet yang dimiliki juga harus “memadai” untuk upload dokumen yang besar. Pegalaman selama ini menujukkan bahwa ukuran file sampai dengan 50 Mbyte harus bisa dilakukan dengan lancar. Terkait dengan ini, maka sebaiknya proses upload harus dilakukan sedini mungkin agar tersedia cukup waktu. Bila terdapat kendala, maka di setiap LPSE yang diikuti selalu menyediakan dan memfasilitasi “ruang bidding” untuk membantu proses upload bila kita mengalami kesulitan.

8. Penggunaan berbagai macam tipe file aplikasi agar dihindarkan agar tidak menyulitkan panitia pengadaan/ULP dalam membukanya. Sebaiknya gunakan format standar pubisher PDF, sehingga semua file dapat dikemas dan dibuka dengan lebih mudah. Sebaiknya gunakan aplikasi Adobe Acrobat Pro, karena memiliki fasilitas lengkap untuk convert dari berbagai aplikasi, fasilitas proteksi file serta fasiltas untuk kompresi yang lengkap. Perlu sedikit pendalaman untuk dapat mengoptimalkan berbagai fungsi/fasiltas ini.

9. Bahwa semua dokumen pelelangan hardcopy dan softcopy yang di upload harus benar-benar sama persis. Jadi jangan pernah melakukan perubahan dokumen yang telah dimasukkan. Perubahan atau perbaikan dokumen yang sudah diupload masih mungkin dilakukan sampai pada batas akhir pemasukan. Proses perbaikan harus diupload keseluruhan kembali, jangan hanya mengirimkan kembali dokumen yang berubah saja, karena sistem di SPSE akan menghapus dokumen awal dan mengganti semuanya dengan dokumen yang baru.

14. Penutup

Ada sebersit harapan melalui penerapan E-Proc LPSE ini yang akan terus dikembangkan dan disempurnakan, sehingga di masa mendatang dapat tercipta iklim “persaingan yang sehat”. Berbagai “celah” dalam proses pelelangan yang selama ini masih dimanfaatkan secara salah dapat benar-benar ditutup. Buntutnya, mutu dan kualitas konsultan Indonesia dapat dijamin serta mampu bersaing dalam pasar global.

Bagi rekan-rekan penyedia jasa yang selama ini mungkin masih melakukan “kecurangan” dokumen perusahaan amupun tenaga ahli, rasanya harus segera merubah strategi karena semua dokumen prakualifikasi dan penawaran akan terdokumentasi secara “gamblang” di SPSE di mana kelak akan ada mekanisme yang dapat diakses oleh auditor/pemeriksa dengan mudah serta menurut UU ITE mempunyai kekuatan hukum yang kuat sebagai barang bukti kejahatan.

“ W A S P A D A L A H “

Penulis:

Bayu Arie Wibawa, ST, MT, IAI
Direktur PT. Arsiken Citratama
E-mail: ubay.ariwibawa@yahoo.co.id

2 comments to Membedah E-Proc Konsultan

  • riad horem

    Analisis obyektif mencoba menguraikan kelebihan maupun kekurangan sistim e-proc baik yang digunakan LKPP maupun saat ini yang digunakan Kementerian PU.

  • Untuk user id dan password saat ini sudah digunakan default id yang berarti satu user id untuk satu penyedia dan berlaku di LPSE yang telah teragregasi secara nasional. Tercatat per tanggal 24 Jan 2012 telah 286 LPSE yang sudah teragregasi secara nasional dan bisa dilihat pada http://www.inaproc.lkpp.go.id/agregasi/.
    Bagi penyedia yang telah mengaktifkan agregasi pada user idnya sudah tidak diperlukan lagi verifikasi ke masing-masing LPSE. Cukup dilihat pada halaman muka masing-masing LPSE pada bagian bawah halaman kolom “Tentang Kami”. Jika versi aplikasi SPSE adalah “agregasi inaproc aktif”, maka default id dapat digunakan pada LPSE tersebut tanpa melakukan verifikasi ulang. Demikian sedikit tambahan info untuk rekan-rekan penyedia, semoga bermanfaat bagi kemajuan kita bersama.

    Salam hangat,

    Fajar Adi Hemawan
    LPSE Kabupaten Brebes

Leave a Reply

 

 

 

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>